طبق گزارشات کارشناسان و مشاورین رادنت؛ یکی از بزرگترین مشکلات کارفرمایان نداشتن یک RFP برای تعیین حدود قیمت می باشد.
RFP یا درخواست طرح پیشنهادی؛ خلاصه ای از عبارت سه کلمه ای Request for Proposal می باشد.
RFP ابزاری استاندارد برای خریداری خدمات است که به صورت رسمی توسط سازمان تهیه می شود و به ارائه دهندگان خدمات مورد نظر ارائه می شود تا سازمان پیشنهاد ها و راه حل های مختلفی را برای یک موضوع واحد در اختیار داشته باشد و با دقت بیشتری به بررسی ان بپردازد.
زمانی که یک شرکت قصد دارد یک پروژه داخلی انجام دهد یا پروژه ای را به منابع بیرونی سازمان ارجاع دهد به پیمانکار نیاز پیدا می کند شرکت برای برگزاری مناقصه و جمع آوری پیشنهادات پیمانکاران مختلف باید درخواست طرح پیشنهادی خود را تهیه کند. RFP به شرکت ها کمک می کند به تشریح جزییات مورد نظر و نیاز خود در اسناد مناقصه بپردازند و از این طریق بتوانند بهترین پیمانکار را شناسایی نمایند. در واقع تهیه RFP روش رسمی تشریح اسناد یک پروژه می باشد که به شرکت های پیمانکار کمک می کند چگونه طرح خود را تهیه و پاسخ لازم را ارائه دهند و بدینوسیله آنها را از روش بررسی طرح ها با خبر می سازد.
محتوای یک طرح پیشنهادی شامل موارد زیر است:
خلاصه مدیریتی: خلاصه ای از تمام پروژه که در یک یا چند صفحه اطلاعات کلی و لازم را در اختیار خواننده می گذارد.
شرح ضرورت: تشریح ضرورت انجام پروژه و تاثیرات آن در کسب و کار
تشریح پروژه: تشریح چگونگی اجرا و ارزیابی پروژه
اطلاعاتی در مورد سازمان
برنامه زمانی پروژه
نتایج پروژه
یک RFP می تواند در دو صفحه یا در حجم یک کتاب تهیه و منتشر شود
چگونه RFP بنویسیم؟
اولین گام برای نوشتن یک RFP برای سیستم های اطلاعاتی چه متعلق به سیستم اطلاعاتی یک سازمان اقتصادی باشد و چه یک بخش کاربردی، تصمیم گیری برای تعیین نیازهایی است که سیستم های جدید باید آنها را تامین کنند و پوشش دهند که اغلب از آن به تحلیل نیازها، تعریف نیازها یا فرآیند تعریف نیازها تعبیر می شود.
برخی از سازمان ها به جای تهیه کردن RFP مخصوص به خود، اقدام به کپی کردن نسخه RFP سایر سازمان ها و بخش ها می کنند که شامل نیازها و محدودیت های متفاوتی است. هر چند که ممکن است این فکر به ذهن خطور کند که این کار باعث صرفه جویی در وقت و کار می شود اما نباید فراموش کرد که این راهبرد شبیه این است که شما راه حلی که با مطالعه فراوان برای مشکلات دیگران ارائه شده است را برای کار خود انتخاب کنید.
نیازهای خود را تعریف کنید
فاز شناسایی نیازها در RFP باید با بررسی های جامع و دقیقی پیرامون نیازهای سازمان شما همراه باشد فرآیندی که می تواند در نشست های مختلف برای تعاطی افکار و تبادل نظر در بخش های مختلف سازمان شکل بگیرد.
با گزینش یک مدیر پروژه ، کاربران به تیم های اجرایی تبدیل خواهند شد که شامل هر دو سطح مدیریتی و کارشناسان می شود. در این حالت یک سری نشست های گروهی برنامه ریزی خواهد شد و سپس هر کدام از تیم ها در مورد بخشی از کارکردهای مورد انتظار از سیستم های جدید به مطالعه می پردازند.
کاربران می توانند با ویژگی ها و امکاناتی که قرار است در سیستم های جدید به کار رود به واسطه توضیح فروشندگان، سمینارهای سطح بالا، مقاله های موجود در ژورنال های تجاری و گفتگو با سایر همکاران و سازمان ها آشنا شوند.
مدیران پروژه انتخاب شده می توانند کاربران را برای فکر کردن و بیان آنچه در سیستم موجود می پسندند و آنچه نمی پسندند تشویق کنند. بخش های مهم سیستم های موجود باید به لیست نیازهای سیستم های جدید اضافه شوند همچنین بخش های مطلوب غیر موجود نیز باید شناسایی و به این لیست اضافه گردد.
دستیابی به لیستی از وظایف و جزییات مورد نیاز می تواند کمک بسیار زیادی برای شناسایی نیازهای کاربران بنماید. یک لیست نیازمندی های خوب می تواند باعث شکل گیری ایده ها و نظرهای جدیدی در مورد بخش و وظایف مورد لزوم و انتظار در آینده برای سیستم شود.
RFP های تهیه شده توسط فروشندگان سیستم ها هم می تواند مفید باشد اما باید با دقت و توجه کافی در مورد محصولات فروشندگان استفاده شوند.
از کنار نیازها به سادگی نگذرید
پس از شناسایی و تعریف نیازها تصمیم گیری برای اینکه چه نیازهایی را در RFP بگنجانید بسیار مشکل است. به عنوان مثال اگر بخواهید برای ساختن یک خانه RFP بنویسیم تاکید بر وجود سقف به عنوان یک نیاز خیلی خنده دار خواهد بود اما در مورد سیستم تهویه مطبوع مرکزی ساختمان این مورد قابل تامل خواهد بود.
نمونه کاربری های مورد انتظار از سیستم
ارائه امکان جستجو و لیست کردن کارکنان با مهارت های خاص
امکان چاپ گزارش های مناسب در مورد بیمه خدمات درمانی کارکنان
امکان انطباق پرونده های پرسنلی کارکنان با سیستم های حضور و غیاب و حقوق و دستمزد
امکان بررسی وضع حقوق کارکنان با استفاده از قوانین مختلف مالیاتی کشور
امکان تهیه گزارش هایی از کارکنان بر اساس دوره های زمانی تعریف شده از سوی کاربر سیستم
امکان ایجاد تغییرات بلادرنگ در وضعیت پرونده کارکنان
امکان ایجاد سطوح دسترسی برای کارکنان و مدیران
امکان دسترسی از طریق وب
