چرا بعضی سازمانها با همان تعداد نیرو، چند برابر سریعتر از رقبا رشد میکنند؟
بسیاری از سازمانها تصور میکنند که تا زمانی که کارها انجام میشوند، نیازی به تغییر وجود ندارد. فرمها تکمیل میشوند، گزارشها تهیه میشوند، فایلهای اکسل بهروزرسانی میشوند و فرآیندها به هر شکلی پیش میروند.
اما سؤال مهم این است:
آیا انجام شدن کارها، به معنای انجام شدن صحیح، سریع و اقتصادی آنهاست؟
تجربه پروژههای رادنت نشان داده است که بسیاری از هزینههای واقعی سازمانها در ترازنامهها دیده نمیشوند. این هزینهها، هزینههای پنهانی هستند که به دلیل فرآیندهای دستی، دوبارهکاریها و نبود سیستمهای یکپارچه ایجاد میشوند.
هزینهای که دیده نمیشود، اما پرداخت میشود
وقتی صحبت از هزینه میشود، اغلب ذهن مدیران به سمت مواردی مانند:
- حقوق کارکنان
- تجهیزات
- اجاره
- مالیات
میرود.
اما هزینههای پنهانی وجود دارند که معمولاً اندازهگیری نمیشوند:
- زمان از دست رفته کارکنان
- تأخیر در تصمیمگیری
- خطاهای انسانی
- دوبارهکاریها
- ناهماهنگی بین واحدها
- وابستگی به افراد
- نارضایتی مشتریان
در بسیاری از موارد، مجموع این هزینهها از هزینه توسعه یک نرمافزار اختصاصی بیشتر است.
چند دقیقههای از دست رفته، چگونه به ماهها تبدیل میشوند؟
فرض کنید هر کارمند روزانه فقط ۲۰ دقیقه صرف موارد زیر کند:
- جستجوی فایلها
- تماس برای پیگیری وضعیت
- انتقال اطلاعات بین واحدها
- تهیه گزارشهای تکراری
در یک سازمان ۵۰ نفره، این عدد به بیش از ۱۶ ساعت در روز میرسد.
یعنی سازمان، هر روز معادل دو نفر نیروی تمام وقت را صرف کارهایی میکند که میتوانند توسط سیستم انجام شوند.
رادنت در برخی پروژهها مشاهده کرده است که پس از مکانیزه شدن فرآیندها، دهها ساعت کاری در هفته آزاد شده است.
خطاهای انسانی، اجتنابناپذیر هستند
انسانها اشتباه میکنند و این موضوع طبیعی است.
اما اگر فرآیندها به گونهای طراحی شوند که همه چیز وابسته به ورود دستی اطلاعات باشد، خطاها اجتنابناپذیر خواهند بود.
برای مثال:
- ثبت اشتباه اعداد
- فراموشی پیگیری یک درخواست
- استفاده از نسخه اشتباه فایل
- ارسال اطلاعات نادرست
در معماری سیستمهای رادنت، هدف حذف انسان نیست؛ بلکه کاهش وابستگی به خطاهای انسانی است.
مدیران نباید زمان خود را صرف پیگیری کنند
یکی از مواردی که کارشناسان رادنت بارها در سازمانها مشاهده کردهاند، حضور مدیرانی است که بخش بزرگی از زمان خود را صرف پیگیری امور روزمره میکنند.
جملاتی مانند:
- «این درخواست به کجا رسید؟»
- «گزارش آماده شد؟»
- «چه کسی مسئول این موضوع است؟»
نباید بخش اصلی فعالیت مدیران باشد.
وظیفه مدیر، تصمیمگیری و هدایت سازمان است، نه دنبال کردن فرآیندها.
سیستمها باید فرآیندها را مدیریت کنند تا مدیران بتوانند روی توسعه کسبوکار تمرکز کنند.
مشتریان، تأخیرها را فراموش نمیکنند
در بسیاری از موارد، هزینه واقعی ناشی از فرآیندهای دستی، از دست دادن اعتماد مشتریان است.
مشتری نمیداند مشکل از:
- فایل اکسل
- فراموشی یک کارشناس
- یا ناهماهنگی واحدها
بوده است.
او فقط نتیجه را میبیند.
تجربه رادنت نشان میدهد که سرعت پاسخگویی و شفافیت، به یکی از عوامل مهم رقابت میان سازمانها تبدیل شده است.
مکانیزهسازی به معنای حذف انسان نیست
یکی از نگرانیهای رایج، این است که مکانیزهسازی باعث حذف نقش کارکنان شود.
در حالی که هدف واقعی، آزاد کردن زمان افراد برای انجام کارهای ارزشمندتر است.
به جای:
- ثبت اطلاعات تکراری
- پیگیریهای مداوم
- انتقال دستی دادهها
نیروهای انسانی میتوانند بر روی:
- تحلیل
- تصمیمگیری
- ارتباط با مشتریان
- توسعه کسبوکار
تمرکز کنند.
سازمانهای موفق، با افزایش نیرو رشد نمیکنند
یک باور قدیمی وجود دارد که با افزایش حجم کار، باید تعداد کارکنان نیز افزایش پیدا کند.
اما تجربه رادنت نشان داده است که سازمانهای مدرن ابتدا فرآیندهای خود را مکانیزه میکنند و سپس رشد میکنند.
به همین دلیل است که بعضی شرکتها با صد نفر نیرو، بهرهوری بیشتری از سازمانهای چندصد نفره دارند.
زیرا سیستمها، بخشی از بار عملیاتی را بر عهده گرفتهاند.
تحول دیجیتال از پروژههای بزرگ شروع نمیشود
بسیاری از مدیران تصور میکنند مکانیزهسازی به معنای اجرای پروژههای بسیار بزرگ و پرهزینه است.
اما در عمل، رادنت معمولاً پیشنهاد میکند تحول دیجیتال به صورت مرحلهای انجام شود.
برای مثال:
- مکانیزه کردن درخواستها
- ایجاد گردش کار
- یکپارچهسازی اطلاعات
- توسعه داشبوردهای مدیریتی
- اتصال سیستمها به یکدیگر
همین گامهای کوچک، در بلندمدت تفاوتهای بزرگی ایجاد میکنند.
بزرگترین ریسک، تغییر نکردن است
بسیاری از سازمانها نگران هزینه تغییر هستند.
اما سؤال مهمتر این است:
هزینه تغییر نکردن چقدر است؟
- چند ساعت زمان در روز تلف میشود؟
- چند خطا در ماه رخ میدهد؟
- چند فرصت از دست میرود؟
- چند مشتری ناراضی ایجاد میشود؟
در نگاه رادنت، هزینههای پنهان فرآیندهای سنتی، معمولاً بسیار بیشتر از هزینه مکانیزهسازی هستند.
آینده متعلق به سازمانهای چابک است
رقابت امروز دیگر فقط بر سر قیمت یا کیفیت محصول نیست.
سرعت، دقت، شفافیت و توانایی پاسخگویی سریع، مزیت رقابتی جدید سازمانها هستند.
و رسیدن به این مزیت، بدون مکانیزهسازی فرآیندها تقریباً غیرممکن است.
سازمانهایی که امروز به سمت سیستمهای یکپارچه و هوشمند حرکت میکنند، فردا زمان بیشتری برای رشد، نوآوری و توسعه خواهند داشت.
جمعبندی
بسیاری از هزینههای واقعی سازمانها در گزارشهای مالی دیده نمیشوند، اما هر روز پرداخت میشوند.
کارهای دستی، دوبارهکاریها، خطاهای انسانی و وابستگی به افراد، هزینههایی پنهان هستند که به مرور زمان رشد سازمان را محدود میکنند.
در تجربه رادنت، سازمانهایی که به سمت مکانیزهسازی و توسعه نرمافزارهای اختصاصی حرکت کردهاند، نه تنها هزینههای عملیاتی خود را کاهش دادهاند، بلکه سرعت، شفافیت و قدرت تصمیمگیری بیشتری نیز به دست آوردهاند.
رادنت چگونه کمک میکند؟
رادنت با تحلیل فرآیندهای واقعی سازمان، طراحی نرمافزارهای تحت وب مبتنی بر فناوریهای مایکروسافت و پیادهسازی سیستمهای یکپارچه، به سازمانها کمک میکند تا از فرآیندهای دستی و پراکنده عبور کنند و زیرساختی برای رشد پایدار و بهرهوری بیشتر ایجاد نمایند.
