بسیاری از مدیران هنگام بررسی هزینههای سازمان، به مواردی مانند حقوق کارکنان، تجهیزات، اجاره، مالیات و هزینههای جاری توجه میکنند. اما نوع دیگری از هزینه وجود دارد که معمولاً در صورتهای مالی دیده نمیشود و به همین دلیل کمتر مورد توجه قرار میگیرد.
این هزینه، ناشی از فرآیندهای دستی و غیرمکانیزه است.
فرآیندهایی که سالها به همان شکل سنتی اجرا شدهاند، ممکن است آنقدر عادی به نظر برسند که دیگر کسی درباره هزینه واقعی آنها سؤال نکند. در حالی که همین فرآیندها میتوانند سالانه صدها میلیون تومان هزینه پنهان به سازمان تحمیل کنند.
رادنت در این مقاله بررسی میکند که فرآیندهای دستی چگونه باعث اتلاف زمان، افزایش خطا و کاهش بهرهوری میشوند و چرا بسیاری از سازمانهای موفق به سمت اتوماسیون و نرمافزارهای اختصاصی حرکت کردهاند.
هزینه پنهان چیست؟
هزینه پنهان، هزینهای است که مستقیماً در دفاتر مالی ثبت نمیشود، اما به شکل غیرمستقیم باعث کاهش سودآوری و بهرهوری سازمان میشود.
برای مثال:
- ساعتهای کاری تلفشده
- دوبارهکاریها
- خطاهای انسانی
- تأخیر در تصمیمگیری
- نارضایتی مشتریان
- وابستگی به افراد خاص
- از دست رفتن فرصتهای تجاری
بسیاری از مدیران تنها زمانی متوجه این هزینهها میشوند که مشکلات به مرحله بحرانی رسیده باشند.
هزینه اول: زمان از دست رفته کارکنان
فرض کنید در یک سازمان ۳۰ نفره، هر کارمند روزانه فقط ۲۰ دقیقه صرف کارهای تکراری کند:
جستجوی فایلها
ورود چندباره اطلاعات
ارسال اطلاعات بین واحدها
پیگیری تلفنی درخواستها
۲۰ دقیقه در روز شاید عدد بزرگی نباشد.
اما:
۲۰ دقیقه × ۳۰ نفر = ۶۰۰ دقیقه در روز
یعنی:
۱۰ ساعت کاری در روز
و در یک ماه:
حدود ۲۲۰ ساعت
یعنی معادل بیش از یک نیروی تماموقت فقط صرف کارهای غیرمولد میشود.
این عدد در سازمانهای بزرگتر بسیار قابل توجهتر است.
هزینه دوم: دوبارهکاری
یکی از مشکلات رایج در فرآیندهای دستی، انجام چندباره یک کار است.
برای مثال:
واحد فروش اطلاعات مشتری را ثبت میکند.
واحد مالی همان اطلاعات را دوباره وارد میکند.
واحد پشتیبانی مجدداً اطلاعات مشابه را ثبت میکند.
هر بار ورود مجدد اطلاعات یعنی:
اتلاف زمان
افزایش احتمال خطا
کاهش سرعت انجام امور
در حالی که یک سامانه یکپارچه میتواند اطلاعات را فقط یک بار دریافت کرده و در اختیار همه بخشها قرار دهد.
هزینه سوم: خطاهای انسانی
اشتباه بخشی طبیعی از کار انسان است.
اما وقتی فرآیندها به صورت دستی اجرا شوند، احتمال وقوع خطا افزایش پیدا میکند.
نمونههایی از خطاهای رایج:
اشتباه در اعداد و ارقام
فراموش شدن مراحل یک فرآیند
ثبت اطلاعات ناقص
ارسال اطلاعات اشتباه
حذف تصادفی دادهها
گاهی یک اشتباه ساده میتواند منجر به:
تأخیر در پروژه
نارضایتی مشتری
خسارت مالی
مشکلات حقوقی
شود.
هزینه اصلاح یک اشتباه معمولاً چندین برابر هزینه جلوگیری از آن است.
هزینه چهارم: تصمیمگیری بر اساس اطلاعات قدیمی
فرض کنید مدیرعامل برای تصمیمگیری نیاز به اطلاعات زیر دارد:
وضعیت پروژهها
درآمد ماه جاری
هزینههای انجامشده
میزان پیشرفت فعالیتها
اگر تهیه این گزارش چند روز زمان ببرد، احتمالاً تصمیمها بر اساس دادههایی گرفته میشوند که دیگر متعلق به امروز نیستند.
در بازار رقابتی امروز، تأخیر در تصمیمگیری میتواند فرصتهای ارزشمندی را از بین ببرد.
اطلاعات لحظهای، یکی از مهمترین داراییهای سازمانهای مدرن محسوب میشود.
هزینه پنجم: وابستگی به افراد
در بسیاری از سازمانها، برخی فرآیندها فقط توسط افراد خاصی قابل انجام هستند.
برای مثال:
تنها یک نفر فرمول فایل اکسل را میداند.
فقط یک کارمند از روند پیگیری قراردادها اطلاع دارد.
گزارشهای مدیریتی فقط توسط یک فرد تهیه میشوند.
اگر این افراد:
استعفا دهند
بازنشسته شوند
در دسترس نباشند
بخش مهمی از فعالیت سازمان دچار اختلال خواهد شد.
وابستگی به افراد، یکی از پرهزینهترین ریسکهای پنهان در سازمانهاست.
هزینه ششم: کند شدن رشد سازمان
بسیاری از روشهای سنتی در مقیاس کوچک قابل قبول هستند.
اما وقتی تعداد مشتریان، پروژهها و کارکنان افزایش پیدا میکند، همان فرآیندها به مانعی برای رشد تبدیل میشوند.
در چنین شرایطی:
پاسخگویی کندتر میشود.
کنترل اطلاعات دشوارتر میشود.
مدیران دید مناسبی نسبت به وضعیت سازمان ندارند.
بهرهوری کاهش پیدا میکند.
گاهی سازمان برای جبران این مشکلات، افراد بیشتری استخدام میکند؛ در حالی که مشکل اصلی کمبود نیرو نیست، بلکه ناکارآمد بودن فرآیندهاست.
یک مثال ساده از هزینه پنهان
فرض کنید در یک شرکت ۵۰ نفره:
هر نفر روزانه فقط ۱۵ دقیقه صرف پیگیری دستی درخواستها کند.
در مجموع:
۵۰ × ۱۵ دقیقه = ۷۵۰ دقیقه
یعنی بیش از ۱۲ ساعت در روز.
اگر متوسط هزینه هر ساعت کاری را فقط ۳۰۰ هزار تومان در نظر بگیریم:
۱۲ ساعت × ۳۰۰ هزار تومان
برابر با ۳.۶ میلیون تومان در روز خواهد بود.
و در یک سال:
بیش از یک میلیارد تومان صرف فعالیتهایی میشود که میتوانند توسط یک سامانه نرمافزاری مدیریت شوند.
این عدد برای بسیاری از مدیران شگفتانگیز است، زیرا این هزینه هرگز به صورت مستقیم در گزارشهای مالی دیده نمیشود.
اتوماسیون فرآیندها چگونه این هزینهها را کاهش میدهد؟
سامانههای نرمافزاری اختصاصی میتوانند:
حذف ورود چندباره اطلاعات
اطلاعات یک بار ثبت شده و در تمام بخشها مورد استفاده قرار میگیرد.
کاهش خطاهای انسانی
اعتبارسنجی و کنترلهای سیستمی از بسیاری از اشتباهات جلوگیری میکنند.
افزایش سرعت انجام امور
گردش کارها به صورت خودکار انجام میشوند.
ارائه گزارشهای لحظهای
مدیران به جای انتظار چند روزه، اطلاعات را در همان لحظه مشاهده میکنند.
حفظ دانش سازمان
فرآیندها در سیستم ثبت میشوند و وابستگی به افراد کاهش پیدا میکند.
افزایش بهرهوری
کارکنان به جای انجام امور تکراری، روی فعالیتهای ارزشآفرین تمرکز میکنند.
آیا هزینه توسعه نرمافزار زیاد است؟
بسیاری از مدیران هنگام شنیدن هزینه توسعه یک سامانه اختصاصی، آن را با قیمت خرید یک نرمافزار مقایسه میکنند.
اما مقایسه درست این است:
هزینه توسعه نرمافزار در مقابل هزینه ادامه فرآیندهای ناکارآمد.
در بسیاری از پروژهها، صرفهجویی ناشی از کاهش خطاها، حذف دوبارهکاری و افزایش بهرهوری، هزینه توسعه نرمافزار را در مدت کوتاهی جبران میکند.
به همین دلیل، بسیاری از سازمانها نرمافزار را نه یک هزینه، بلکه یک سرمایهگذاری بلندمدت میدانند.
جمعبندی
فرآیندهای دستی شاید در ظاهر کمهزینه به نظر برسند، اما در عمل میتوانند بخش قابل توجهی از منابع سازمان را هدر دهند.
زمان تلفشده کارکنان، دوبارهکاری، خطاهای انسانی، تأخیر در تصمیمگیری، وابستگی به افراد و محدود شدن رشد سازمان، همگی هزینههایی هستند که در صورتهای مالی دیده نمیشوند، اما هر روز بر عملکرد سازمان تأثیر میگذارند.
سازمانهایی که به موقع فرآیندهای خود را مکانیزه میکنند، نه تنها هزینههای پنهان را کاهش میدهند، بلکه زیرساخت لازم برای رشد پایدار و تصمیمگیری هوشمندانه را نیز به دست میآورند.
رادنت چگونه میتواند کمک کند؟
در رادنت، قبل از توسعه نرمافزار، فرآیندهای موجود سازمان بررسی میشوند تا نقاط اتلاف زمان، دوبارهکاری و هزینههای پنهان شناسایی شوند. سپس بر اساس نیاز واقعی سازمان، سامانههای تحت وب اختصاصی طراحی میشوند تا بهرهوری افزایش یافته و فرآیندها به شکلی یکپارچه و قابل توسعه مدیریت شوند.
