در بسیاری از سازمانها، کارکنان زمان زیادی را صرف فعالیتهایی میکنند که ارتباط مستقیمی با وظایف اصلی آنها ندارد. پیگیری درخواستها، جستجوی اطلاعات، ورود چندباره دادهها، تماسهای مکرر بین واحدها و انجام فرآیندهای دستی، بخش قابل توجهی از زمان روزانه افراد را به خود اختصاص میدهد.
در نگاه اول، این زمانهای کوتاه چندان مهم به نظر نمیرسند. اما وقتی این دقایق در تعداد کارکنان و روزهای کاری سال ضرب میشوند، مشخص میشود که بخش بزرگی از ظرفیت سازمان صرف کارهایی میشود که میتوانند به صورت خودکار انجام شوند.
به همین دلیل، بسیاری از سازمانهای موفق با استفاده از سیستمهای اتوماسیون داخلی توانستهاند زمان آزاد کارکنان را افزایش داده و بهرهوری مجموعه خود را به شکل قابل توجهی بهبود دهند.
اتوماسیون داخلی چیست؟
اتوماسیون داخلی به معنای مکانیزه کردن فرآیندهای روزمره سازمان است.
هدف از اتوماسیون، حذف کارهای تکراری و کاهش وابستگی به پیگیریهای دستی است.
برخی نمونههای متداول عبارتاند از:
– ثبت و پیگیری درخواستها
گردش مکاتبات
درخواست مرخصی و مأموریت
مدیریت قراردادها
تأیید خریدها
مدیریت پروژهها
پیگیری وظایف کارکنان
گزارشگیری مدیریتی
ثبت و کنترل بودجه
در یک سیستم اتوماسیون، فرآیندها به صورت خودکار بین افراد مختلف گردش میکنند و وضعیت هر درخواست در هر لحظه مشخص است.
زمان کارکنان کجا هدر میرود؟
بسیاری از اتلافهای زمانی در سازمانها قابل مشاهده نیستند.
برای مثال:
پیگیری تلفنی
کارمند برای اطلاع از وضعیت یک درخواست چندین تماس برقرار میکند.
جستجوی فایلها
بخشی از زمان صرف پیدا کردن فایلها، نامهها یا مستندات قدیمی میشود.
ارسال اطلاعات بین واحدها
درخواستها از طریق پیامرسان، ایمیل یا فرمهای کاغذی جابهجا میشوند.
ورود چندباره اطلاعات
یک داده در چند سیستم یا فایل مختلف ثبت میشود.
انتظار برای تأیید مدیران
گاهی یک درخواست ساده ساعتها یا روزها منتظر تأیید باقی میماند.
این فعالیتها در ظاهر زمان کمی میگیرند، اما مجموع آنها بخش بزرگی از انرژی سازمان را مصرف میکند.
یک مثال ساده
فرض کنید یک سازمان ۴۰ نفره دارید.
اگر هر کارمند روزانه فقط ۴۵ دقیقه صرف کارهای تکراری و غیرضروری کند:
۴۵ دقیقه × ۴۰ نفر
برابر با ۱۸۰۰ دقیقه در روز خواهد بود.
یعنی:
۳۰ ساعت کاری در روز
در یک ماه:
حدود ۶۶۰ ساعت
و در یک سال:
بیش از ۷۹۰۰ ساعت
یعنی معادل چند نیروی تماموقت فقط صرف کارهایی میشود که قابلیت خودکارسازی دارند.
اتوماسیون چگونه زمان کارکنان را آزاد میکند؟
حذف پیگیریهای غیرضروری
در سیستمهای سنتی، افراد دائماً مجبورند وضعیت درخواستها را پیگیری کنند.
اما در یک سامانه اتوماسیون:
درخواستها به صورت خودکار ارجاع میشوند.
مسئول هر مرحله مشخص است.
وضعیت هر فرآیند قابل مشاهده است.
اعلانهای لازم به صورت خودکار ارسال میشوند.
در نتیجه، زمان زیادی که صرف تماس و پیگیری میشد، آزاد میشود.
حذف ورود چندباره اطلاعات
یکی از رایجترین مشکلات سازمانها، ثبت چندباره اطلاعات است.
برای مثال:
واحد فروش اطلاعات مشتری را ثبت میکند، سپس واحد مالی همان اطلاعات را مجدداً وارد میکند و واحد پشتیبانی نیز نسخه دیگری از اطلاعات را نگهداری میکند.
در یک سامانه یکپارچه، اطلاعات تنها یک بار ثبت میشوند و همه بخشها از همان داده استفاده میکنند.
کاهش جلسات غیرضروری
بسیاری از جلسات صرفاً برای بررسی وضعیت کارها برگزار میشوند.
وقتی مدیران و کارکنان بتوانند وضعیت پروژهها و درخواستها را به صورت لحظهای مشاهده کنند، تعداد زیادی از این جلسات حذف خواهند شد.
دسترسی سریع به اطلاعات
جستجوی نامهها، فایلها و مستندات یکی از عوامل پنهان اتلاف زمان است.
سامانههای نرمافزاری امکان جستجو و دسترسی سریع به اطلاعات را فراهم میکنند و زمان مورد نیاز برای یافتن اسناد را به شدت کاهش میدهند.
کاهش خطا و دوبارهکاری
اشتباهات انسانی باعث ایجاد کارهای اضافی میشوند.
وقتی فرآیندها مکانیزه شوند:
اعتبارسنجی اطلاعات انجام میشود.
مراحل فراموش نمیشوند.
احتمال اشتباه کاهش پیدا میکند.
در نتیجه، زمان کمتری صرف اصلاح خطاها خواهد شد.
چرا آزاد شدن زمان کارکنان مهم است؟
هدف از اتوماسیون، کاهش نیروی انسانی نیست.
هدف اصلی این است که زمان کارکنان صرف فعالیتهای ارزشآفرین شود.
به جای اینکه افراد زمان خود را صرف:
پیگیری
ورود اطلاعات
جستجوی فایلها
کارهای تکراری
کنند، میتوانند روی موضوعات مهمتری تمرکز کنند:
بهبود خدمات
توسعه کسبوکار
افزایش رضایت مشتریان
خلاقیت و نوآوری
مدیریت بهتر پروژهها
یک مثال واقعی
فرض کنید در یک شرکت پیمانکاری، درخواست خرید تجهیزات به این شکل انجام میشود:
تکمیل فرم کاغذی
امضای مدیر واحد
ارسال به واحد مالی
تماس تلفنی برای پیگیری
ارسال مجدد اطلاعات
تأیید نهایی
این فرآیند ممکن است چند روز طول بکشد.
اما در یک سیستم اتوماسیون:
درخواست در سامانه ثبت میشود.
به صورت خودکار برای مدیر مربوطه ارسال میشود.
پس از تأیید، واحد مالی مطلع میشود.
وضعیت درخواست در هر لحظه قابل مشاهده است.
سوابق برای همیشه ذخیره میشوند.
در نتیجه، زمان انجام فرآیند و میزان پیگیریهای دستی به شکل قابل توجهی کاهش پیدا میکند.
آیا همه فرآیندها قابل اتوماسیون هستند؟
خیر.
هدف از اتوماسیون، مکانیزه کردن هر کاری نیست.
برخی فرآیندها به تصمیمگیری انسانی وابستهاند و نباید بیش از حد پیچیده شوند.
اما بسیاری از فعالیتهای تکراری سازمانها قابلیت مکانیزه شدن دارند:
گردش مکاتبات
مدیریت وظایف
درخواستها و مجوزها
بودجه و اعتبارات
مدیریت قراردادها
ثبت و پیگیری پروژهها
گزارشگیری
کنترل اسناد
بازگشت سرمایه اتوماسیون
بسیاری از مدیران هنگام شنیدن هزینه توسعه نرمافزار، آن را به عنوان یک هزینه اضافی در نظر میگیرند.
اما سؤال مهمتر این است:
سالانه چه مقدار زمان، انرژی و منابع به دلیل فرآیندهای دستی هدر میرود؟
در بسیاری از پروژهها، صرفهجویی ناشی از افزایش بهرهوری، کاهش خطاها و آزاد شدن زمان کارکنان، هزینه توسعه سامانه را در مدت نسبتاً کوتاهی جبران میکند.
به همین دلیل، سازمانهای پیشرو اتوماسیون را یک سرمایهگذاری بلندمدت میدانند، نه یک هزینه.
جمعبندی
بخش قابل توجهی از زمان کارکنان در بسیاری از سازمانها صرف فعالیتهای تکراری، پیگیریهای دستی و جستجوی اطلاعات میشود.
سیستمهای اتوماسیون داخلی میتوانند با حذف دوبارهکاریها، کاهش خطاها، تسریع گردش کار و دسترسی سریع به اطلاعات، بخش زیادی از این زمان را آزاد کنند.
آزاد شدن زمان کارکنان به معنای کاهش نیروی انسانی نیست؛ بلکه فرصتی برای تمرکز بیشتر بر فعالیتهای ارزشآفرین و افزایش بهرهوری سازمان است.
سازمانهایی که زودتر به سمت اتوماسیون حرکت میکنند، معمولاً سرعت رشد، کیفیت خدمات و قدرت تصمیمگیری بالاتری نسبت به رقبا خواهند داشت.
رادنت چگونه میتواند کمک کند؟
در رادنت، با تحلیل دقیق فرآیندهای موجود، نقاط اتلاف زمان و گلوگاههای سازمان شناسایی میشوند و سپس سامانههای تحت وب اختصاصی متناسب با ساختار هر سازمان طراحی میشوند. هدف ما تنها دیجیتالی کردن فرمها نیست، بلکه ایجاد بستری است که بتواند بهرهوری، شفافیت و سرعت انجام امور را در کل سازمان افزایش دهد.
