برای بسیاری از کسبوکارها، اکسل اولین ابزار مدیریت اطلاعات است. تقریباً همه کارکنان با آن آشنا هستند، هزینهای برای خرید نرمافزار جدید نیاز ندارد و در نگاه اول میتواند بسیاری از نیازهای سازمان را پوشش دهد.
اما مشکلی که بسیاری از مدیران دیر متوجه آن میشوند این است که اکسل برای مدیریت فرآیندهای سازمانی طراحی نشده است.
در مراحل ابتدایی رشد یک سازمان، اکسل میتواند ابزار مناسبی باشد؛ اما با افزایش تعداد کارکنان، پروژهها، مشتریان و حجم اطلاعات، همان ابزاری که روزی باعث سرعت کار میشد، به یکی از عوامل اصلی کندی و بینظمی تبدیل میشود.
در این مقاله بررسی میکنیم چرا بسیاری از سازمانها پس از مدتی مجبور میشوند از اکسل فاصله بگیرند و به سمت سامانههای نرمافزاری اختصاصی حرکت کنند.
اکسل؛ ابزار تحلیل، نه ابزار مدیریت سازمان
باید یک نکته مهم را در همان ابتدا روشن کنیم.
اکسل نرمافزار بسیار قدرتمندی است و همچنان در بسیاری از سازمانهای بزرگ دنیا استفاده میشود. اما کاربرد اصلی آن تحلیل دادهها، انجام محاسبات و تهیه گزارش است، نه مدیریت فرآیندهای عملیاتی سازمان.
مشکل زمانی آغاز میشود که سازمان سعی میکند تمام فعالیتهای خود را بر پایه فایلهای اکسل مدیریت کند:
مدیریت پروژهها
ثبت درخواستها
پیگیری قراردادها
مدیریت بودجه
کنترل اموال
مدیریت مشتریان
ثبت مکاتبات
در این مرحله اکسل وارد حوزهای میشود که برای آن طراحی نشده است.
مشکل اول: وجود چند نسخه از یک حقیقت
فرض کنید واحد مالی یک فایل اکسل از وضعیت بودجه پروژهها دارد.
واحد برنامهریزی نیز نسخه دیگری از همان اطلاعات را نگهداری میکند.
در همین زمان مدیر پروژه هم تغییراتی روی فایل خود اعمال کرده است.
حالا یک سؤال ساده مطرح میشود:
کدام فایل درست است؟
در بسیاری از سازمانها، افراد زمان زیادی را صرف پیدا کردن «آخرین نسخه صحیح» اطلاعات میکنند.
گاهی یک تصمیم مدیریتی بر اساس فایل اشتباه گرفته میشود و هزینههای قابل توجهی به سازمان تحمیل میگردد.
در یک سامانه نرمافزاری متمرکز، همه کاربران به یک منبع داده مشترک متصل هستند و تنها یک نسخه از اطلاعات وجود دارد.
مشکل دوم: وابستگی شدید به افراد
تقریباً در هر سازمانی میتوان فردی را پیدا کرد که یک فایل اکسل بسیار پیچیده طراحی کرده باشد.
فرمولها، ماکروها و گزارشهای مختلف در آن فایل قرار گرفتهاند و تنها همان فرد دقیقاً میداند فایل چگونه کار میکند.
حالا تصور کنید آن فرد:
بازنشسته شود
سازمان را ترک کند
به مرخصی طولانی برود
در بسیاری از موارد، فایل اکسل به یک جعبه سیاه تبدیل میشود که هیچکس جرئت تغییر آن را ندارد.
این یعنی دانش سازمانی به جای آنکه در سیستم ثبت شود، در ذهن افراد باقی مانده است.
نرمافزارهای اختصاصی این وابستگی را از بین میبرند و فرآیندها را به دارایی سازمان تبدیل میکنند.
مشکل سوم: خطاهای انسانی اجتنابناپذیر هستند
در اکسل تقریباً همه چیز به ورود صحیح اطلاعات وابسته است.
یک اشتباه کوچک میتواند نتایج بزرگی ایجاد کند:
حذف تصادفی یک سطر
اشتباه در فرمول
کپی اشتباه دادهها
جابهجایی ستونها
ذخیره فایل نادرست
در بسیاری از سازمانها، ساعتهای زیادی صرف بررسی و اصلاح چنین خطاهایی میشود.
نکته مهم اینجاست که هر چه حجم اطلاعات بیشتر شود، احتمال بروز خطا نیز افزایش پیدا میکند.
در سامانههای نرمافزاری، اعتبارسنجی دادهها، کنترلهای سیستمی و محدودیتهای منطقی از بسیاری از این اشتباهات جلوگیری میکنند.
مشکل چهارم: نبود کنترل دسترسی مناسب
فرض کنید اطلاعات حقوق کارکنان، قراردادها و بودجه پروژهها در یک فایل اکسل ذخیره شده باشد.
آیا میتوان مشخص کرد هر فرد دقیقاً به کدام بخش از اطلاعات دسترسی داشته باشد؟
در اکسل این کار بسیار محدود و دشوار است.
معمولاً افراد یا به کل فایل دسترسی دارند یا اصلاً دسترسی ندارند.
اما در سامانههای سازمانی میتوان سطح دسترسی را با جزئیات کامل تعریف کرد:
مشاهده بدون ویرایش
ویرایش محدود
تأیید اطلاعات
دسترسی مدیریتی
دسترسی بر اساس واحد سازمانی
این موضوع به ویژه در سازمانهای دولتی و شرکتهای بزرگ اهمیت بسیار زیادی دارد.
مشکل پنجم: نبود گردش کار و فرآیندهای تأیید
بسیاری از فعالیتهای سازمانی نیازمند تأیید افراد مختلف هستند.
برای مثال:
درخواست خرید
مرخصی کارکنان
ثبت قرارداد
پرداخت هزینهها
تصویب بودجه
در اکسل معمولاً این فرآیندها از طریق تماس تلفنی، ایمیل، پیامرسانها یا مکاتبات دستی انجام میشوند.
نتیجه این وضعیت:
گم شدن درخواستها
تأخیر در پاسخگویی
عدم شفافیت
دشواری پیگیری
سامانههای اختصاصی میتوانند گردش کار را به صورت خودکار اجرا کنند و هر مرحله را به فرد مسئول ارجاع دهند.
مشکل ششم: گزارشگیری زمانبر و غیرلحظهای
مدیران برای تصمیمگیری به اطلاعات دقیق و بهروز نیاز دارند.
اما زمانی که دادهها در دهها فایل اکسل پراکنده باشند، تهیه یک گزارش مدیریتی ساده نیز به پروژهای چند ساعته تبدیل میشود.
معمولاً فرآیند به این شکل است:
دریافت فایل از واحدها
تجمیع اطلاعات
اصلاح مغایرتها
تهیه گزارش نهایی
در نتیجه، مدیران اغلب تصمیمهای خود را بر اساس اطلاعاتی میگیرند که متعلق به چند روز یا چند هفته قبل است.
در مقابل، داشبوردهای مدیریتی میتوانند اطلاعات را به صورت لحظهای نمایش دهند.
مشکل هفتم: مقیاسپذیری محدود
اکسل برای حجم مشخصی از اطلاعات عملکرد مناسبی دارد.
اما زمانی که سازمان رشد میکند و تعداد کاربران افزایش مییابد، مشکلات زیر ظاهر میشوند:
کند شدن فایلها
افزایش حجم دادهها
دشواری اشتراکگذاری
افزایش احتمال خرابی فایل
دشواری نگهداری اطلاعات تاریخی
در این مرحله، سازمان عملاً به سقف توانایی ابزار خود رسیده است.
نرمافزارهای تحت وب و سامانههای سازمانی برای مدیریت حجم بالای اطلاعات و تعداد زیاد کاربران طراحی شدهاند و میتوانند همراه با رشد سازمان توسعه پیدا کنند.
یک مثال واقعی
فرض کنید یک شرکت پیمانکاری ۵۰ پروژه فعال دارد.
هر پروژه دارای:
بودجه
قرارداد
صورتوضعیت
نیروی انسانی
تجهیزات
گزارش پیشرفت
باشد.
در ابتدا ممکن است همه این اطلاعات در چند فایل اکسل مدیریت شوند.
اما با افزایش تعداد پروژهها به ۲۰۰ یا ۳۰۰ پروژه، حجم فایلها، تعداد کاربران و پیچیدگی فرآیندها به حدی میرسد که اکسل دیگر پاسخگو نخواهد بود.
در چنین شرایطی، سازمان ناچار میشود به سمت یک سامانه اختصاصی حرکت کند.
سؤالی که باید پرسید این است:
چرا این تصمیم زودتر گرفته نشد؟
چه زمانی باید از اکسل عبور کنیم؟
اگر سازمان شما با شرایط زیر مواجه است، زمان بررسی یک سامانه اختصاصی فرا رسیده است:
بیش از چند نفر روی یک مجموعه اطلاعات کار میکنند.
گزارشگیری زمان زیادی میگیرد.
فایلهای متعدد و تکراری وجود دارند.
خطاهای انسانی به یک مشکل دائمی تبدیل شدهاند.
فرآیندهای تأیید و گردش کار پیچیده هستند.
حجم اطلاعات به سرعت در حال افزایش است.
مدیران به گزارشهای لحظهای نیاز دارند.
جمعبندی
اکسل یک ابزار ارزشمند برای تحلیل داده و انجام محاسبات است، اما زمانی که به ستون اصلی مدیریت فرآیندهای سازمان تبدیل میشود، محدودیتهای آن به تدریج آشکار میگردد.
نسخههای متعدد اطلاعات، وابستگی به افراد، خطاهای انسانی، نبود کنترل دسترسی، دشواری گزارشگیری و محدودیت در مقیاسپذیری از مهمترین دلایلی هستند که سازمانها را به سمت نرمافزارهای اختصاصی سوق میدهند.
سازمانهای موفق معمولاً پیش از آنکه این مشکلات به بحران تبدیل شوند، زیرساخت نرمافزاری خود را ارتقا میدهند و فرآیندهای کلیدی خود را در قالب سامانههای اختصاصی مدیریت میکنند.
رادنت چگونه میتواند کمک کند؟
رادنت با تحلیل فرآیندهای موجود سازمان، نقاط ضعف ناشی از استفاده گسترده از فایلهای اکسل را شناسایی کرده و راهکارهای نرمافزاری متناسب با نیاز هر مجموعه را طراحی و پیادهسازی میکند. هدف ما جایگزینی یک فایل اکسل با یک نرمافزار نیست؛ بلکه ایجاد بستری است که اطلاعات سازمان را یکپارچه، قابل اعتماد و قابل توسعه کند.
